Microsoft Access for the Analysis of Open-ended Responses in Questionnaires and Interviews


  • Thorsten Meyer Justus-Liebig Universität Gießen
  • Harald Gruppe
  • Michael Franz Justus-Liebig Universität Gießen



content analysis, open-ended response format, MS Access, Visual Basic, SPSS, inter-coder reliability, quality of life, patient satisfaction, schizophrenia, psychiatric patients


Structured interviews or questionnaires often comprise open-ended questions, especially to obtain additional information from the interviewee not covered by standardised questions. Ordinarily, the analysis of these open-ended questions cannot be undertaken by the same computer program, in which quantitative data is entered and managed, which impedes the combination of open-ended and closed answer formats. The usage of the database management program Microsoft Access is widespread. It allows for various ways of entering quantitative data, of data management and data export. The entry of text material is convenient and almost unrestricted due to memo-format variables. Given the possibility to manage quantitative and qualitative data with the same computer software, we tried to use the programming properties of MS Access (Visual Basic with MS-Access-supplements) for the purpose of content analysis. The present paper comprises a description of the construction of data tables, queries, code lists and data entry forms. In addition, the construction of coding units (paraphrasing of text data), the coding process and the restructuring for subsequent statistical analysis is illustrated. In addition, the export of data into the statistical software package SPSS and the analysis of inter-coder reliability are discussed. This is based on the data collected from open-ended quality of life interviews with chronic schizophrenic persons and a paper-pencil assessment of patient satisfaction during a psychiatric hospital stay. URN: urn:nbn:de:0114-fqs0202206


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Author Biographies

Thorsten Meyer, Justus-Liebig Universität Gießen

Thorsten MEYER, Dipl.-Psych., Jg. 1968; Arbeitsschwerpunkte: Entwicklung und Bewertung von Indikatoren psychiatrischer Versorgung, Evaluation (sozial-) psychiatrischer Interventionen. 1996 Diplom in Psychologie an der Christian-Albrechts Universität Kiel, seit 1996 wissenschaftlicher Mitarbeiter in der Arbeitsgruppe Sozialpsychiatrie, Psychiatrische Klinik am Universitätsklinikum der Justus-Liebig Universität Gießen

Harald Gruppe

Harald GRUPPE, Dr. phil., Dipl.-Psych., Jg. 1954; Arbeitsschwerpunkte: Biometrische, datenbank- und netzwerktechnische Betreuung von Forschungsvorhaben, kognitive Psychophysiologie. 1984 Diplom in Psychologie an der Justus-Liebig-Universität Gießen, 1991 dort Promotion zum Dr. phil., seit 1993 wissenschaftlicher Mitarbeiter in der Psychiatrischen Klinik des Universitätsklinikums Gießen

Michael Franz, Justus-Liebig Universität Gießen

Michael FRANZ, Dr. med., Jg. 1958, Studium von Medizin und Soziologie in Gießen, 1985 medizinisches Staatsexamen, bis 1989 Assistenzarzt psychiatrisches Krankenhaus Marburg, seitdem Universitätsklinikum Gießen, 1995 Promotion zum Dr. med., seit 1996 Aufbau und Leitung der Arbeitsgruppe Sozialpsychiatrie an der JLU Gießen, Leitung des Akutbereiches und eines gemeindebasierten, integrierten Versorgungsmodells für psychisch Kranke; Arbeitsschwerpunkte: Sozialpsychiatrie in Versorgung und Forschung, Grundlagenforschung zu psychiatrischen Indikatoren



How to Cite

Meyer, T., Gruppe, H., & Franz, M. (2002). Microsoft Access for the Analysis of Open-ended Responses in Questionnaires and Interviews. Forum Qualitative Sozialforschung Forum: Qualitative Social Research, 3(2).